Phần mềm ERP là một phần mềm quản lý cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thông qua các thông tin và dữ liệu được tập hợp từ ERP, nhân viên doanh nghiệp và các phòng ban sẽ có những kế hoạch hành động cụ thể, thông thái để phát triển việc kinh doanh cho công ty của mình.
Các thông tin liên quan đến phần mềm ERP sẽ được Warmgun chia sẻ chi tiết hơn ở nội dung bên dưới nên hãy cùng theo dõi nhé!
Phần mềm ERP là gì?
ERP là phần mềm tập hợp nhiều ứng dụng đa dạng khác nhau. Doanh nghiệp dùng ERP để giúp nhân viên có thể sử dụng tài nguyên của công ty tốt nhất để quản lý, kiểm soát và làm việc. Phần mềm ERP được viết tắt của các từ trong tiếng Anh, bao gồm:
- E – Enterprise: Là chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm – doanh nghiệp.
- R – Resource: Là tài nguyên trong doanh nghiệp đã có sẵn và được tạo ra hàng ngày.
- P – Planning: Là một kế hoạch được hoạch định hàng ngày bởi các nhân viên các phòng ban để quản lý tài nguyên của công ty.
Quá trình ERP sẽ giúp nhân viên thu thập dữ liệu, quản lý thông tin và phân tích, lên kế hoạch một cách hoàn hảo nhất.
Các đặc điểm nổi bật của ERP
Đặc trưng của ERP khi được ứng dụng vào quản lý tài nguyên môi trường của doanh nghiệp:
- Dùng để quản trị sản xuất và đảm bảo mọi công đoạn để xâu chuỗi quy trình sản xuất khoa học, đảm bảo trật tự tốt nhất.
- ERP hỗ trợ quản lý phần mềm để công tác với nhân lực tạo nên quy trình sản xuất chuyên nghiệp.
- Phần mềm ERP sẽ hoạch định một chiến lược và kế hoạch làm việc cụ thể. Quy trình công việc sẽ được thực hiện theo tiến độ, quy tắc và các bước đã lập ra một cách rõ ràng.
- ERP hỗ trợ liên kết giữa các phòng ban trong công ty giúp tài nguyên công ty được chia sẻ tốt, trao đổi về công việc chặt chẽ và hiểu rõ về hệ thống công việc của công ty, phân công nhiệm vụ một cách khoa học nhất.
Theo Groove Technology, để quản lý thông tin trong một tổ chức tốt nhất thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên ứng dụng ERP vào hệ thống của mình. Phần mềm ERP có thể quản lý trên các phần cứng của máy chủ hoặc hoạt động trên điện toán đám mây và cũng có thể quản lý chuỗi cung ứng cho người dùng một cách đơn giản nhất.
Đặc biệt thông qua ERP doanh nghiệp có thể hợp tác và kết nối với nhà cung cấp bên thứ ba dễ dàng. Các vấn đề về xác định năng lượng của công ty, triển khai kế hoạch và kiểm soát nguồn tài nguyên doanh nghiệp sẽ dễ hơn bao giờ hết.
Khi nào doanh nghiệp cần phần mềm ERP?
Mọi doanh nghiệp hiện đại ngày nay đều đang đương đầu với những thử thách lớn. Đặc biệt là phải cạnh tranh khốc liệt với đối thủ và cần những chiến lược kinh doanh độc đáo. Hầu hết mỗi doanh nghiệp đều cần có những phần mềm và công cụ hỗ trợ kinh doanh. Phần mềm ERP sẽ nên sử dụng khi:
- Doanh nghiệp đang cần tự động hóa, hợp lý hóa và muốn liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, nhân viên lại với nhau. Như vậy, ứng dụng ERP sẽ giúp các phòng ban, nhân viên truy cập dễ dàng vào dữ liệu để quản lý và theo sát kế hoạch tốt hơn.
- Các doanh nghiệp có hợp tác và cung cấp các dịch vụ với bên thứ 3 tại các nước trên toàn cầu cũng nên dùng các phần mềm ERP để trao đổi công việc, thông tin một cách dễ dàng hơn.
- Doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm hỗ trợ kinh doanh và có nhiều quy trình làm việc cũng cần có ứng dụng ERP. Nhờ phần mềm này mọi vấn đề sẽ được liên kết với nhau và được điều chỉnh theo một quy trình khoa học hơn.
- Các vấn đề về quản lý thông tin khách hàng, quản lý kho hàng cũng sẽ cần đến phần mềm ERP.
- Các trường hợp cần thay đổi chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và thay đổi cách thức hoạt động cũng sẽ cần đến hệ thống ERP.
Lợi ích của ERP với doanh nghiệp
Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp là rất lớn. Với hệ thống quản lý này doanh nghiệp sẽ đưa ra được các quyết định sáng suốt trong kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích khi bạn đưa ứng dụng ERP vào hệ thống kinh doanh của mình.
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin tài chính
Nguồn tài chính của một doanh nghiệp sẽ về từ nhiều bộ phận khác nhau. Để con số chính xác, không chênh lệch và cập nhật liên tục nên sử dụng giải pháp ERP. Tất cả các thông tin liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi và được tự động hóa liên tục.
Với ứng dụng này thì doanh nghiệp sẽ thống kê được số liệu chính xác mà không cần đến cuối tháng, theo quý đợi tổng hợp theo các cách truyền thống.
Đặc biệt hơn, phần mềm quản lý tài chính này giúp các báo cáo tài chính diễn ra nhanh chóng. Bất cứ lúc nào muốn tạo báo cáo đều mà không cần phải tổng hợp từ nhiều nguồn mất thời gian.
Cải thiện chất lượng công việc
Phần mềm ERP sẽ giúp quy trình làm việc nhiều bước trở nên đơn giản hơn. Bàn giao công việc, trao đổi giữa các bộ phận khác nhau cũng tiện lợi. Đặc biệt còn hỗ trợ tốt các giấy tờ, văn kiện bằng các chứng từ điện tử dễ dàng.
Các tác vụ chuyển hàng, kiểm tra kho hàng, thông tin về hàng tồn kho sẽ được nắm nhanh chóng. Nhờ phần mềm ERP lượng công việc sẽ sắp xếp khoa học và thúc đẩy công việc nhanh hơn.
Hạn chế các sai sót khi nhập dữ liệu
Khi nhập dữ liệu bằng phần mềm được thực hiện trên máy tính độ chính xác sẽ cao hơn. So với các số liệu và thông tin viết tay có thể gây nhầm lẫn. Phần mềm ERP lại còn lưu trữ dữ liệu nguyên vẹn mà không lo tam sao thất bản hoặc các hiện tượng cháy nổ, mối mọt làm mất thông tin.
Kiểm soát và điều phối quy trình làm việc của nhân viên tốt hơn
Kiểm soát và điều hướng nhân viên nội bộ sẽ diễn ra chuyên nghiệp với ERP. Phân công việc làm, nhiệm vụ hoặc tìm các vấn đề về bút toán, công việc mà nhân viên nào đó đã xử lý sẽ diễn ra nhanh hơn.
Người quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát và điều phối nhân viên với cái nhìn tổng quát, chính xác và nhanh chóng. Mọi thông tin và lượng công việc liên quan đến nhân viên đều có thể kiểm tra nhanh chóng.
Lý tưởng trong việc tạo mạng xã hội nội bộ
Phần mềm ERP có một tính năng vô cùng quan trọng là tích hợp liên lạc nội bộ. Nội bộ của một doanh nghiệp sẽ có kênh chat riêng của công ty mình. Các vấn đề liên quan đến tài liệu mật, thông tin quan trọng của công ty sẽ được bảo mật tốt hơn.
Đặc biệt là giữa các nhân viên, giữa các phòng ban và lãnh đạo sẽ có mối quan hệ chặt chẽ hơn. Cơ chế giao tiếp, xã hội hóa bằng liên lạc trong công ty thông qua phần mềm ERP được đánh giá rất cao.
Phần mềm ERP giúp kiểm soát thông tin khách hàng
Thông thường, các thông tin của khách hàng sẽ được người có nhiệm vụ chia sẻ đến các phòng ban khác nhau. Các thông tin này có thể đến bộ phận chăm sóc khách hàng, nhân viên kế toán hoặc bán hàng… Khi sử dụng phần mềm ERP thì mọi thông tin được chia sẻ trên tài nguyên chung của công ty.
Các bộ phận sẽ dễ dàng vào đó để lấy thông tin về khách hàng. Đặc biệt, lãnh đạo có thể theo tài nguyên trên ERP để biết được mọi thông tin liên quan đến khách hàng nhanh chóng.
Kết luận
Phần mềm ERP được các chuyên gia đánh giá là phương pháp quản lý doanh nghiệp mà tương lai ai cũng phải cần đến. Công ty hiện đại cần phải áp dụng nhiều ứng dụng công nghệ để cải tiến hệ thống kinh doanh của mình một cách tốt nhất.
Thời gian triển khai ERP có thể mất từ vài tháng đến vài năm để có thể đi vào hoạt động. Do vậy, hãy tìm hiểu về ứng dụng ERP để áp dụng cho doanh nghiệp của mình nhé!
>> Tham khảo thêm: